Werkstattkarte: Wer bekommt sie?

Eine Werkstattkarte ermöglicht Betrieben Daten zu sichern und Arbeiten am Kontrollgerät durchzuführen.
Eine Werkstattkarte ermöglicht Betrieben Daten zu sichern und Arbeiten am Kontrollgerät durchzuführen.

Ohne digitales Kontrollgerät geht für Berufskraftfahrer in LKW ab einer bestimmten Größe nichts. Sie dürfen nur unterwegs sein, wenn ihre Fahr- und Pausenzeiten aufgezeichnet werden. Da dies heute digital funktioniert, muss eine sogenannte Fahrerkarte vorhanden sein, auf der die Daten gespeichert werden. Diese ist jedem Fahrer persönlich zugeordnet und kann in der Regel nicht für die Wartung des Kontrollgeräts verwendet werden. Hier kommt dann die Werkstattkarte zum Einsatz.

Wie Betriebe oder Firmen eine solche Werkstattkarte beantragen können, welche unterschiedlichen Informationen im Gegensatz zur Fahrerkarte auf der Werkstattkarte lesbar sind und ob eine solche ebenfalls regelmäßig verlängert werden muss, klärt der nachfolgende Ratgeber.

Was bedeutet „Werkstattkarte“ eigentlich?

Firmen müssen für berechtigte Mitarbeiter eine Werkstattkarte immer beantragen.
Firmen müssen für berechtigte Mitarbeiter eine Werkstattkarte immer beantragen.

Wie der Name es schon vermuten lässt, wird die sogenannte Werkstattkarte in Werkstätten und Prüfeinrichtungen wie der DEKRA oder dem TÜV eingesetzt. Sie dient üblicherweise dazu, die digitalen Kontrollgeräte in den LKW zu prüfen und gegebenenfalls zu reparieren. Auch die richtige Kalibrierung sowie die Sicherung der Daten erfolgt über eine solche Karte. Muss in der Werkstatt der digitale Tachograph ausgetauscht, repariert und neu geeicht bzw. kalibriert werden, ist die Werkstattkarte dafür zuständig, bestimmte Funktionen zu aktiveren und auch die vorhandenen Daten auf dem Gerät zu sichern.

Daher ist es verständlich, dass nur bestimmte Betriebe und Personengruppen eine solche Karte ausgehändigt bekommen und mit den Daten umgehen dürfen. Da die Kontrollgeräte auch dazu dienen, Ordnungswidrigkeiten bei den Lenk- und Ruhezeiten zu verfolgen bzw. zu ahnden, müssen diese einwandfrei funktionieren. Mitarbeiter, die nicht im Umgang mit den Geräten geschult sind, können hier mitunter Fehler machen, was eine korrekte Aufzeichnung eventuell beeinträchtigen könnte.

Rechtliche Grundlage in Bezug auf die Ausstellung

Die Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) bestimmt unter § 57b, wann eine Werkstattkarte zum Einsatz kommt und wer diese benutzen darf. Hier wird unter anderem festgelegt, dass Unternehmen angewiesen sind, als:

„1) Halter […] prüfen zu lassen, dass Einbau, Zustand, Messgenauigkeit und Arbeitsweise vorschriftsmäßig sind. […]


3) Die Prüfungen dürfen nur durch einen […] amtlich anerkannten Fahrtschreiber- oder Kontrollgerätehersteller durch von diesen beauftragte Kraftfahrzeugwerkstätten und durch […] anerkannte Kraftfahrzeugwerkstätten durchgeführt werden. […]“

Wichtig in diesem Zusammenhang ist also, dass eine Werkstattkarte, wie erwähnt, nur an bestimmte Personen bzw. Betriebe ausgegeben wird. Darüber hinaus dürfen auch nur dazu berechtigte und qualifizierte Mitarbeiter die Karte nutzen. Auch wird die Karte zwar auf eine Person ausgestellt, aber immer auch für die Werkstatt, die sie beantragt. Das heißt, sie ist Eigentum des jeweiligen Betriebes und darf außerhalb von diesem in der Regel nicht genutzt werden.

Der Antrag für die Werkstattkarte muss dennoch für einen bestimmten Mitarbeiter erfolgen, denn die Qualifizierung von diesem für die Tätigkeit mit dem Kontrollgerät ist nachzuweisen. Wie die Fahrerkarte beinhaltet eine Werkstattkarte die Daten des Karteninhaber, also des Mitarbeiters, sowie der dazugehörigen Werkstatt. Jede Fachkraft bzw. jeder qualifizierte Mitarbeiter darf immer nur im Besitz einer Werkstattkarte sein.

Wie sieht eine Werkstattkarte aus?

Die Werkstattkarte wird im Scheckkartenformat ausgestellt und unterscheidet sich im Aussehen sowie der Farbgebung etwas von der Fahrerkarte. Sie ist jedoch ebenfalls mit den wichtigsten Informationen zum Inhaber und einem Chip ausgestattet. Ein Foto des Besitzers ist hier jedoch nicht notwendig.

Neben den Behörden kann auch beim TÜV oder der DEKRA eine Werkstattkarte beantragt werden
Neben den Behörden kann auch beim TÜV oder der DEKRA eine Werkstattkarte beantragt werden.

Sie kann wie die Fahrerkarte in die Vorrichtungen am digitalen Kontrollgerät eingesteckt werden, was das Auslesen, das Kalibrieren sowie das Prüfen und Aufspielen neuer Software ermöglicht. Welche Informationen durch die Werkstattkarte übermittelt oder gespeichert werden, hängt jeweils davon ab, was am Kontrollgeräte gemacht werden soll

Antrag auf eine Werkstattkarte:  Wie und Wo?

Der Antrag für eine Werkstattkarte,wird, wie die Fahrerkarte, bei den zuständigen Behörden wie zum Beispiel dem Ordnungsamt oder der Fahrerlaubnisbehörde bearbeitet. Auch beim TÜV oder der DEKRA kann eine Werkstattkarte beantragt werden. In der Regel finden sich Vordrucke im Internet, sodass Betriebe sich diese herunterladen und ausfüllen können. Letztendlich wird ein Antrag an das Kraftfahrtbundesamt (KBA) weitergeleitet, welches diesen dann endgültig bearbeitet.

Doch nicht nur der Antrag an sich ist wichtig. Weitere Dokumente müssen ebenfalls eingereicht werden. Zu diesen gehören die persönlichen Daten des befugten Mitarbeiters, für den die Werkstattkarte beantragt wird. So sind Name, Geburtsort und –datum sowie auch die Anschrift und die Muttersprache zu nennen. Gleiches gilt auch für den Unternehmer bzw. dessen gesetzlichen Vertreter.

Des Weiteren müssen der Sitz der Werkstatt und ein Nachweis der Anerkennung dieser gemäß den Vorgaben der StVZO ebenfalls eingereicht werden. Der Nachweis darf jedoch nicht älter als maximal drei Jahre sein. Darüber hinaus ist auch ein Nachweis vorzulegen, dass die befugte Person eine Schulung oder eine Ausbildung im Umgang mit den Kontrollgeräten und den Daten erhalten hat. Das Arbeitsverhältnis mit dem berechtigten Mitarbeiter muss zudem weiterhin bestehen und ebenfalls nachgewiesen werden.

Verlängerung der Werkstattkarte: Wann?

Jedes Jahr aufs Neue: Betriebe müssen die Werkstattkarte fristgemäß verlängern, wenn sie diese weiterhin benötigen.
Jedes Jahr aufs Neue: Betriebe müssen die Werkstattkarte fristgemäß verlängern, wenn sie diese weiterhin benötigen.

Eine Werkstattkarte ist in der Regel im Gegensatz zur Fahrerkarte nur ein Jahr gültig. Das bedeutet, wenn ein Mitarbeitet weiterhin Tätigkeiten mit Kontrollgeräten durchführen soll oder will, muss der Betrieb die Werkstattkarte verlängern lassen. Der richtige Zeitpunkt ist hier wichtig. Frühestens einen Monat vor Ablauf ist ein Antrag auf Verlängerung möglich.

Innerhalb von fünf Tagen sollte die neue Werkstattkarte dann beim Antragsteller eintreffen. Beim Erstantrag wird mit einer Dauer von etwa 20 Tagen gerechnet, sodass hier ebenfalls darauf geachtet werden sollte, dass der Antrag rechtzeitig eingeht.

Sowohl die Verlängerung als auch die Erstausstellung der Werkstattkarte ist mit Kosten verbunden. Diese muss der Antragsteller selbst tragen, wobei hier sowohl Verwaltungsgebühren und Ausstellungsgebühren zu beachten sind. Erstere können sich je nach Region unterscheiden, letztere liegen beim KBA derzeit bei 12 Euro. Insgesamt ist von Kosten zwischen etwa 43 und 49 Euro auszugehen. Es kann in Bezug auf die Kosten auch eine Rolle spielen, ob die Werkstattkarte bei der DEKRA, dem TÜV oder dem Ordnungsamt bzw. der Fahrerlaubnisbehörde beantragt wird.

Was beim Verlust der Werkstattkarte zu tun ist

Dass die Werkstattkarte nur für anerkannte Werkstätten und befugte Personen ausgestellt wird, soll verhindern, dass mit den Karten Missbrauch betrieben wird. Das Überschreiben der Daten auf dem Kontrollgerät oder eine andere Einstellung der Geräte wären möglich.

Daher sollten Mitarbeiter und auch der Betrieb immer wissen, wo sich die Werkstattkarte befindet. Wurde sie verloren und gestohlen, muss dies unverzüglich den Behörden gemeldet werden, damit die Karte nicht weiter verwendet werden kann. Das kann entweder bei der Polizei oder bei der Ausgabestelle der Karte erfolgen. In diesem Zuge muss zudem dann eine neue Karte beantragt werden. Auch das Ende des Arbeitsverhältnisses der befugten Person, für welche die Karte ausgestellt wurde, ist der zuständigen Behörde zu melden. In diesem Fall wird die Karte ebenfalls für ungültig erklärt.

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