Fahrerkarte auslesen: Das ist auf verschiedenen Wegen möglich

Personengebundene Fahrerkarte: Das Auslesen muss regelmäßig stattfinden.
Personengebundene Fahrerkarte: Das Auslesen muss regelmäßig stattfinden.

Daten, die durch einen Fahrtenschreiber und eine Fahrerkarte aufgezeichnet werden, müssen in bestimmten Situationen einsehbar sein. Daher können befugte Personen und Institutionen eine Fahrerkarte auslesen und auswerten.

Zum Beispiel bei einer Kontrolle der Lenk- und Ruhezeiten durch das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) oder durch die Polizei müssen die gespeicherten Daten zugänglich sein. Auch der Arbeitgeber benötigt einen Zugriff auf diese Informationen, um sie auswerten und archivieren zu können.

Wie befugte Personen Fahrkarte und Fahrtenschreiber auslesen können und ob diesbezüglich eine Pflicht seitens des Arbeitgeber besteht, beantwortet der nachfolgende Ratgeber.


Rechtliche Grundlagen, um eine Fahrerkarte auslesen zu können

Warum es wichtig ist, eine Fahrerkarte auslesen zu lassen oder dies den Behörden zu ermöglichen, wird sowohl in der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 als auch in der Verordnung zur Durchführung des Fahrpersonalgesetzes (FPersV) geregelt.

Rechtliche Vorgaben der EU: Die Fahrerkarte und deren Auslesen sind Pflicht - und das alle 28 Tage.
Rechtliche Vorgaben der EU: Die Fahrerkarte und deren Auslesen sind Pflicht – und das alle 28 Tage.

Die EWG-Verordnung bestimmt in mehreren Artikeln, dass sowohl der Fahrtenschreiber (auch Tachograph) als auch die Fahrerkarte zum Auslesen der gespeicherten Informationen durch Beamte kontrolliert werden dürfen. Dies dient in erster Linie der Verkehrssicherheit, da so die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten sowie der vorgeschriebenen Geschwindigkeiten überprüft werden können.

In § 2 der FPersV wird zudem bestimmt, dass Arbeitgeber der Pflicht unterliegen, die aufgezeichneten Informationen ebenfalls auszulesen und zu archivieren. Diesbezüglich wird Folgendes festgelegt:

Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden.

Demnach muss im Unternehmen für die Fahrkarte ein Auslesegerät oder eine andere Möglichkeit zum Auslesen der Daten vorhanden sein.

Behörden beziehungsweise berechtigte Beamte haben in der Regel ebenfalls verschiedene Möglichkeiten, die Informationen vom Fahrtenschreiber oder der Karte zu erhalten. So können sie beispielsweise via Kontrollkarte, Lesegeräte oder per Kabel und Terminal Fahrerkarte beziehungsweise Tachograph auslesen.

Lassen Fahrer die Fahrerkarte im Unternehmen auslesen, werden alle hinterlegten Daten zugänglich gemacht. Zu diesen gehören sowohl die auf der Karte sichtbaren als auch die bei den Fahrten gespeicherten Informationen:

  • Name, Geburtsdatum, Führerscheinnummer des Inhabers
  • Ausstellungsstaat, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer
  • Informationen zum Fahrzeug (Betriebszeiten, Kennzeichen, Kilometerstand)
  • Fahrzeiten, Ruhezeiten, Unterbrechungen dieser, Bereitschaftszeiten, Zeiten zum Be- und Entladen
  • zurückgelegte Strecken, gefahren Kilometer, Anzahl der Fahrer
  • weitere Ereignisse, z. B. Kontrollen, Werkstattdaten, Fehlermeldungen

Digitaler Tachograph: Wann das Auslesen stattfindet

Wann berechtige Personen oder Institutionen eine Fahrerkarte auslesen, hängt, wie bereits erwähnt, davon ab, wozu die Daten benötigt werden. Hier wird unterschieden, ob es sich um eine Kontrolle durch zuständige Behörden handelt oder ob der Arbeitgeber seiner Pflicht nachkommt, die Arbeitszeiten zu kontrollieren und zu archivieren.

Digitaler Tacho: Auslesen können diesen die Polizei, weitere Behörden sowie die Arbeitgeber.
Digitaler Tacho: Auslesen können diesen die Polizei, weitere Behörden sowie die Arbeitgeber.

Bei einem Fahrtenschreiber oder einer Fahrerkarte findet das Auslesen also zum einen dann statt, wenn Behörden Lenk-, Ruhe- sowie Arbeitszeiten oder auch gefahrene Geschwindigkeiten kontrollieren. Zum anderen dient es dem Nachweis über geleistete Arbeitszeiten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich die Daten anzusehen und Fahrer auf Unregelmäßigkeiten oder Verstöße hinzuweisen.

Lenk- und Ruhezeiten werden üblicherweise für jeweils 28 Tage, an denen Tätigkeiten stattfinden, auf dem Speicherchip der Karte hinterlegt. Ist dieser Speicher voll, werden ältere Daten überschrieben. Sollen also alle Daten archiviert werden, müssen Unternehmen die Fahrerkarte auslesen und das alle 28 Tage. Der Fahrtenschreiber speichert Daten über einen längeren Zeitraum, hier muss das Auslesen alle 90 Tage stattfinden.

Lassen bei einer Kontrolle Behörden die Fahrerkarte auslesen, erhalten sie ebenfalls nur die Informationen der letzten 28 Tage, an denen Tätigkeiten ausgeführt wurden. Kontrollieren sie zudem den Fahrtenschreiber, können auch ältere Daten bezüglich der Lenk- und Ruhezeiten geprüft werden. Ein Nachweis über einen Geschwindigkeitsverstoß des LKWs ist jedoch nur für die letzten 24 Stunden sekundengenau möglich, jedoch nicht länger.

Wie lange müssen die Daten archiviert werden?

Neben der Pflicht, Fahrtenschreiber und Fahrerkarten regelmäßig auslesen zu lassen, müssen Unternehmer diese ausgelesenen Daten für einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahren. Zudem sind die Daten auf Verlangen den Behörden jeder Zeit zugänglich zu machen.

Gemäß § 2a FPersV müssen die Informationen für mindestens ein Jahr archiviert werden:

Der Unternehmer bewahrt die ihm oder seinen Fahrern von den zuständigen Personen überlassenen Niederschriften, Ergebnisprotokolle und andere Unterlagen über bei ihm auf dem Gelände vorgenommene beziehungsweise bei seinen Fahrern auf der Straße vorgenommene Kontrollen ein Jahr lang auf. Die Unterlagen sind den zuständigen Personen auf Verlangen vorzulegen. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Unterlagen bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu vernichten.

Unternehmen haben die Möglichkeit, die Fahrkarte von anderen auslesen zu lassen. Anbieter dieser Dienstleistung sind unter anderem die DEKRA oder auch der TÜV. Zudem kann eine spezielle Software genutzt werden, welche die Informationen archiviert.

Wie können Befugte Daten von der Fahrerkarte auslesen?

Fahrtenschreiber auslesen können berechtigte Personen per Kontrollkarte oder Lesegerät.
Fahrtenschreiber auslesen können berechtigte Personen per Kontrollkarte oder Lesegerät.

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Fahrerkarte auslesen zu lassen. Ein Auslesegerät für eine Fahrerkarte beziehungsweise eine Kontrollkarte für den Fahrtenschreiber sind dabei wohl die einfachsten Varianten.

Die Anschaffung eines solchen Lesegeräts, der notwendigen Software beziehungsweise der Kontrollkarte liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Dieser muss in der Lage sein, die Daten regelmäßig speichern und kontrollieren zu können.

Anstatt die Fahrerkarte nur auslesen zu lassen, können Fahrer selbst ein Lesegerät und die Software erwerben. So können sie ihre Lenk- und Ruhezeiten besser im Überblick behalten sowie die Planung der Fahrten selbst kontrollieren. Zudem ermöglicht die Option, die Fahrerkarte selbst auslesen zu können, einen Nachweis über die geleisteten Arbeitszeiten. Dieser kann bei der Steuererklärung bedeutend sein. Auch für den Beleg von Überstunden, die ausgeglichen werden können, ist bei einer Fahrerkarte das Auslesen hilfreich.

In der Regel ist ein Lesegerät bereits ab etwa 30 Euro erhältlich. Pakete inklusive benötigter Software werden ab etwa 80 Euro angeboten. Kraftfahrer, die ihre Fahrerkarte auslesen möchten, sollten jedoch darauf achten, dass nur Daten, die über eine bestimmte Software archiviert werden, auch vor Gericht oder vom Finanzamt anerkannt werden. Hier müssen die Vorgaben der EU erfüllt und eine bestimmte Signatur vorhanden sein.
Gewerbliche Güter-oder Personenbeförderung: Unternehmen müssen für Fahrerkarten ein Lesegerät besitzen.
Gewerbliche Güter-oder Personenbeförderung: Unternehmen müssen für Fahrerkarten ein Lesegerät besitzen.

Ebenfalls mit einem Lesegerät ausgestattet sind die berechtigten Behörden und Institutionen. Bei einer Kontrolle wird die betroffene Fahrerkarte in das Lesegerät eingelegt und die Daten so eingesehen.

Funktioniert dies aus irgendwelchen Gründen nicht, haben Beamte auch die Möglichkeit, die Daten des digitalen Tachographen per Kabel an ein Terminal zu übertragen und so die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu kontrollieren. Diese Option haben Unternehmen ebenso, wenn sie die Daten archivieren möchten. Zudem kann in beiden Fällen auch eine Kontrollkarte zum Auslesen der Informationen verwendet werden.

Eine Fahrkarte auslesen zu lassen, sollte immer so geschehen, dass das Risiko eines Datenverlustes nicht besteht oder nur sehr gering ist.

FAQ: Fahrerkarte auslesen

Wann ist es notwendig, die Fahrerkarte auszulesen?

Spätestens 28 Tage nachdem eine Tätigkeit auf der Fahrerkarte verzeichnet wurde, müssen die Daten kopiert werden.

Welche Informationen können vom Unternehmen ausgelesen werden?

Eine Auflistung der Daten finden Sie hier.

Wie lange müssen die ausgelesenen Daten archiviert werden?

Der Unternehmer ist dazu verpflichtet, die Informationen zur Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten sowie sonstiger Tätigkeiten für mindestens ein Jahr aufzubewahren.

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