Unternehmenskarte: Für Arbeitgeber eine wichtige Kontrolleinheit

So wie Berufskraftfahrer verpflichtet sind, vor jeder Fahrt zu prüfen, ob ihre Fahrerkarte und der digitale Tachograph korrekt funktionieren, muss der Unternehmer bzw. der Arbeitgeber ebenfalls sicherstellen, dass eine ordnungsgemäße Nutzung möglich ist. Um dies zu gewährleisten und auch um die wichtigen Daten speichern zu können, wird eine sogenannte Unternehmer- oder Unternehmenskarte benötigt.

Wozu eine solche Karte genau benötigt wird, wie und wo ein Antrag auf Erteilung einer Unternehmenskarte einzureichen ist und wann eine Verlängerung notwendig wird, betrachtet der folgende Ratgeber näher.

Was ist die Unternehmenskarte?

Unternehmer sind dazu verpflichtet, die Lenk- und Ruhezeiten ihrer Fahrer zu prüfen sowie firmenrelevante Daten vom digitalen Kontrollgerät für einen gewissen Zeitraum zu speichern. Zudem müssen sie auch sicherstellen, dass ein Ausdruck der Daten über das Kontrollgerät möglich ist. Hierfür können bzw. müssen sie eine Unternehmenskarte beantragen.

Alle wichtigen Informationen lassen sich mit einer solchen Unternehmerkarte auslesen und auf einem anderen Speichermedium als dem Kontrollgerät hinterlegen. Für eine Datenübertragung muss in der Regel eine Karte gesteckt sein. Im Betrieb bzw. im Unternehmen kann ein digitaler Tachograph ohne Unternehmenskarte für LKW nicht komplett ausgelesen werden.

Die rechtliche Grundlage für die Pflichten des Unternehmers bildet unter anderem das Gesetz über das Fahrpersonal von Kraftfahrzeugen und Straßenbahnen (Fahrpersonalgesetz oder FPersG). Insbesondere in § 4 Abs. 3 S. 6 Fahrpersonalgesetz wird definiert, wie und wie lange die Informationen aus dem Kontrollgerät und der Fahrerkarte aufbewahrt werden müssen. Alle 90 Tage sind die Informationen im Speicher des Tachographen auf ein Speichermedium zu kopieren, welches dann im Unternehmen mindestens ein Jahr archiviert werden muss.

Die Daten der Fahrerkarte sind alle 28 Tage auszulesen und abzuspeichern. Eine Sicherungskopie der Daten ist darüber hinaus auch anzufertigen, welche ebenfalls für mindestens ein Jahr auf einem unabhängigen Datenträger zu hinterlegen ist. Ist diese Frist abgelaufen, sind die gespeicherten Daten bis zum 31. März des Folgejahres zu löschen.

Das bedeutet also, dass alle Unternehmen, die Fahrer beschäftigen, welche eine Fahrkarte bzw. einen Fahrtenschreiber zu nutzen haben, auch im Besitz von mindestens einer Unternehmenskarte sein müssen.

Wie unterscheiden sich Fahrerkarte und Unternehmenskarte?

Wie die Fahrerkarte wird die Unternehmenskarte im Scheckkartenformat erstellt. Doch im Gegensatz zur ersten muss die Karte für Unternehmen kein Passfoto des Inhabers aufweisen. Auch beschränken sich die aufgedruckten Informationen auf den Namen des Unternehmens, das Ausstellungsdatum, die Gültigkeit, die ausstellende Behörde sowie die Anschrift des Unternehmens.

Die Unternehmenskarte wird entweder für den Unternehmer oder die berechtigte Person, die für den Einsatz der Fahrzeuge und die Kontrolle der Informationen zuständig ist, ausgestellt. Werden mehrere Karten benötigt, richtet sich die Anzahl der genehmigten Karten nach der Größe des Betriebs bzw. der Firma. Farblich unterscheidet sich die Unternehmenskarte von der Fahrerkarte, der Chip für die Daten ist allerdings ebenfalls vorhanden. Die Gültigkeit beträgt wie bei der Fahrerkarte fünf Jahre, sodass Unternehmen darauf achten sollten, dass sie die jeweilige Unternehmenskarte rechtzeitig verlängern.

Eine Verlängerung kann frühestens sechs Monate jedoch spätestens 15 Tage vor dem Ende der Gültigkeit erfolgen. Wie bei der Erstausstellung muss auch bei der Verlängerung ein entsprechender Antrag für die Unternehmenskarte eingereicht werden.

Wo und wie können Firmen eine Unternehmenskarte für LKW beantragen?

Wie bei allen Karten für den digitalen Tachographen kann ein Antrag für die Unternehmenskarte bei der DEKRA, dem TÜV oder auch den Ordnungsämter oder den Fahrerlaubnisbehörden abgegeben werden. Zuständig ist in der Regel immer die jeweilige Ausgabestelle am Unternehmenssitz, dies kann von Bundesland zu Bundesland verschieden sein. Sind die Unterlagen komplett, werden diese an das Kraftfahrtbundesamt (KBA) weitergereicht, welches den Antrag dann bearbeitet.

Auch bei einer Unternehmerkarte muss der Antrag persönlich abgegeben werden. Zudem sind neben dem eigentlichen Formular auch weitere Anforderungen bzw. Nachweise wichtig. Wie bereits erwähnt, werden auf der Karte das Unternehmen sowie dessen Anschrift benannt. Daher sind diese Informationen selbstverständlich mitzuteilen.

Darüber hinaus sind die persönlichen Daten des Unternehmers bzw. des gesetzlichen Vertreters oder der berechtigten Person einzureichen. Hierzu zählen neben der Anschrift auch das Geburtsdatum und der Geburtsort sowie die Anschrift desjenigen. Bei einem Erstantrag ist zudem auch die Gewerbeanmeldung des Unternehmens oder ein Auszug aus dem Handelsregister dem Antrag für die Unternehmenskarte beizufügen.

Üblicherweise dauert die Ausstellung und Zusendung der Unternehmenskarte etwa eine Woche. Jedoch ist in bestimmten Fällen eine Expressbestellung möglich. Hier erfolgt die Bearbeitung der  Anträge entweder am gleichen Tag (bei Eingang des Antrags beim KBA vor 12:00 Uhr) oder am nächsten Werktag (Eingang nach 12:00 Uhr).

Kosten für eine Unternehmenskarte

Egal, wo Unternehmer den Antrag stellen (Behörden, TÜV, DEKRA), die Unternehmenskarte kostet Gebühren. In diesen inbegriffen sind in der Regel die Verwaltungs- bzw. Bearbeitungsgebühren sowie die Ausstellungskosten. Je nach Region und Anbieter unterscheiden sich die Gesamtkosten, liegen jedoch durchschnittlich zwischen 30 und 40 Euro. Es ist üblich, dass die Kosten für jede weitere Unternehmenskarte für das gleiche Unternehmen sinken. Dennoch liegen sie üblicherweise bei etwas mehr als 30 Euro.

Geht die Karte verloren oder wurde diese gestohlen, ist das unverzüglich den zuständigen Behörden zu melden. Sowohl eine Anzeige bei der Polizei als auch das Angeben des Verlustes bei der Ausgabestelle der Karte sind möglich. Üblicherweise muss dann ein Ersatz beantragt werden. Ist die Unternehmenskarte lediglich beschädigt oder defekt, muss diese beim Antrag einer neuen abgegeben werden